Heb je een vraag? Wij helpen je graag verder
Informatie inspireert! Wil je in contact komen met één van onze experts? Neem contact op via onderstaande button.
Laura Staalcenter Maastricht, onderdeel van Laura Metaal, verwerkt grote rollen staal tot platen.
Hierbij zijn verschillende bewerkingen mogelijk. Beitsen, bezomen of verpakken? Laura Staalcenter draait haar hand er niet voor om. Een proces dat wel aardig wat voeten in de aarde had, was het maken van rapportages. Er was daarom behoefte aan een ijzersterke BI-oplossing. ilionx deed een BI-quickscan om de wensen en eisen te inventariseren en diverse scenario’s uit te werken. Vervolgens implementeerde ilionx niet alleen Microsoft Power BI bij het staalbedrijf, maar ook een cloud datawarehouse om de data van het on-premise ERP-systeem naar de BI-oplossing te sturen. Dit alles had een flinke tijdsbesparing, meer efficiency en betere inzichten tot gevolg.
IJzersterk IJzerwerk
Laura Metaal vindt haar oorsprong in 1937 als Erich Hollander een onderneming start met de naam N.V. IJzerwerk Hollander. Dit bedrijf kocht schroot van de mijngebieden in Nederland, België en Duitsland en leverde het aan de staalfabrieken van Hoogovens. In de jaren ’70 kochten Laura en Hoogovens het bedrijf en ging het verder onder de naam Laura Metaal. Tegenwoordig is Tata Steel 49 procent eigenaar van Laura Metaal. Het bedrijf koopt reststromen van Tata in die voor het bedrijf niet meer verkoopbaar zijn. Laura Staalcenter Maastricht heeft zo’n 200 klanten, met name staalhandelaren in Duitsland, die de producten weer doorverkopen aan organisaties over de hele wereld.
Vraag naar rapportagetool werd steeds prangender
Laura Staalcenter Maastricht is een bv die deel uitmaakt van de Laura Metaal groep. Bij deze bv werkt Robin van de Wiel als Hoofd Financiële Administratie. Hij stelt niet alleen rapportages op, maar doet ook het analysewerk en rapporteert aan de Algemeen Directeur en de Financieel Directeur van het overkoepelende Laura Metaal. Daarnaast rapporteert hij aan Tata Steel, omdat zij voor 49 procent eigenaar is. De bv in Maastricht werkt met een op maat gemaakt ERP-systeem dat vrij beperkte mogelijkheden biedt als het om reporting gaat. Zo was Robin van de Wiel bijvoorbeeld afhankelijk van de IT-afdeling als er rapportages opgesteld moesten worden, want dit was nog handwerk. “Zowel de financiële als de IT-afdeling werden hier niet gelukkig van”, vertelt hij. Tegelijkertijd werd de behoefte aan rapportages steeds groter. Men wilde bijvoorbeeld inzicht in de marges op productniveau. De vraag om een goede rapportagetool werd daarom steeds prangender.
"Men wilde bijvoorbeeld inzicht in de marges op productniveau. De vraag om een goede rapportagetool werd daarom steeds prangender."
De organisatie onder de loep
De vraag kwam met name vanuit de financiële afdeling, maar de BI Quickscan die door ilionx werd uitgevoerd gaf een goed beeld van de vraag in de gehele organisatie. ilionx deed interviews met gebruikers om te achterhalen wat zij van rapporten verwachtten, waar de data staat, of deze goed bruikbaar is, hoe het zit met de beveiliging, en of de voorkeur uitging naar on premise of in de cloud. Robin licht toe: “We zijn ook zelf de organisatie in gegaan om te kijken welke rapportages gemaakt werden en wat er met Power BI opgepakt kon worden. Er werd nog veel handmatig met lijstjes bijgehouden, denk aan productiecijfers en voorraadcijfers op klantniveau. Daar schrok ik eigenlijk wel van.” In de BI-quickscan werden verschillende scenario’s uitgewerkt hoe Microsoft Power BI optimaal ingericht zou kunnen worden voor Laura Staalcenter. Het gaf Robin van de Wiel en IT-manager Peter Houben direct inzicht in de mogelijkheden.
Cloud datawarehouse
Om de data vanuit één bronsysteem naar Microsoft Power BI te laten vloeien was een cloud datawarehouse nodig. Het ERP-systeem is namelijk on-premise en wanneer ook Microsoft Power BI on-premise zou gaan, zou dit tot een te zware belasting van de bestaande systemen leiden. Ook kostenoverwegingen en de performance speelden een rol in dit besluit. ilionx implementeerde het SQL Server cloud datawarehouse waardoor bij het ERP-systeem de metadata opgevraagd kon worden. Vervolgens werd deze data ‘overgetrokken’ om rapportages in Microsoft Power BI te kunnen maken. “Elke dag worden de wijzigingen in het ERP-systeem doorgestuurd naar het cloud datawarehouse”, vertelt IT-manager Peter Houben. “We hebben dus altijd een tijdsverschil van maximaal een dag, maar dat is prima in onze business. Verder verzorgde ilionx ook de authorisatiestructuur voor Microsoft Power BI.”
“Elke dag worden de wijzigingen in het ERP-systeem doorgestuurd naar het cloud datawarehouse.”
Minder fouten en meer historie
ilionx heeft Microsoft Power BI in eerste instantie bij Laura Staalcenter Maastricht geïmplementeerd. Later volgen zeer waarschijnlijk de andere bv’s van Laura Metaal. Robin: “De consultant die het technische gedeelte heeft ingericht is uitermate kundig. Hij heeft het van A tot Z geregeld.” Toen de tool geïmplementeerd was, hebben Power BI-consultants van ilionx de eerste dashboards ingericht om intern te laten zien wat de mogelijkheden zijn. Ook heeft Robin een Power BI-sessie gevolgd bij ilionx Maastricht. Hij vervolgt: “Daar werd duidelijk dat je van tevoren goed moet nadenken wat je wil en wat haalbaar is. Je moet het doen met de data die je uit het ERP-systeem haalt. Wanneer je er geen externe data bijhaalt, kun je de rapportages vastleggen in het ERP-systeem en hoef je dus niet handmatig zelf een tabel te maken.” Op termijn gaan ze ook andere systemen koppelen. Hij vervolgt: “Dankzij Power BI hebben we nu de historie van gegevens en is het proces minder foutgevoelig doordat het geautomatiseerd gaat in plaats van handmatig. Samen met ilionx hebben we twee dashboards gemaakt; een voorraaddashboard en een klantendasboard. Dit scheelt al 45 minuten werk per week. We moeten nog een inventarisatie maken welke dashboards allemaal gewenst zijn, maar ik denk dat ik er zelf al een stuk of tien nodig heb.”
Van administratie naar data-analyse
Robin ziet het al helemaal voor zich. Straks worden het boekhoudsysteem van Afas, de productielijnsoftware met productiecijfers, het tijdsregistratiesysteem en Ultimo, het systeem voor de technische dienst, gekoppeld met Power BI. “Met al die databronnen bij elkaar kunnen we hele mooie rapportages maken en krijgen we inzicht in verkoopdata, hoe de productielijnen het doen, financiële gegevens en uren voor bezetting. Naast meer inzicht leidt Power BI bij ons ook tot een flinke tijdsbesparing en meer efficiëntie.” Zoals in veel financiële rollen het geval is, gaat ook de rol van Robin veranderen. Hij vertelt: “Ik werk graag toe naar een nieuwe rol. Ik wil mij minder richten op het zelf opstellen van de rapportages, maar me verder specialiseren in het analyseren van de informatie. Nu ben ik nog veel tijd kwijt aan het opstellen van de rapportages, maar de systemen worden steeds beter waardoor ik steeds meer de rol van controller kan uitvoeren. Het moge duidelijk zijn dat ik bij elk gekoppeld systeem een stukje gelukkiger word.”