Heb je een vraag? Wij helpen je graag verder
Informatie inspireert! Wil je in contact komen met één van onze experts? Neem contact op via onderstaande button.
Humankind is de grootste niet-commerciële kinderopvangorganisatie in Nederland.
De stichting had niet alleen een inhaalslag te maken op het gebied van IT, maar wil ook voorloper zijn op het gebied van innovatie in de kinderopvang. Humankind ging daarom de samenwerking aan met ilionx.
Vanmorgen heeft hij zelf zijn 10 weken oude kindje voor de eerste keer naar het kinderdagverblijf gebracht. Het is nog even wennen voor IT-manager Léon Sevriens: “Je geeft je dierbaarste bezit, voor zover je van bezit kunt spreken, af aan een onbekende. Dat is nogal wat. Als ouder wil je dan ook zeker weten dat er goed voor je kind gezorgd wordt. Dat hij blij is, daar lekker slaapt, goed te eten krijgt.
Bij Humankind is onze visie dan ook de cirkel rondom het kind. Wij geloven in optimale groei en bloei van ieder kind. In een samenleving waarin zorg en respect voor de leefomgeving belangrijk zijn. Voor mens en natuur. Voor elk individu en voor elkaar. Nu en in de toekomst. Wij innoveren, stimuleren, faciliteren en brengen betrokken partijen samen om de cirkel rondom het kind en ouders te versterken Alle stappen die wij nemen binnen de organisatie, of het nu gaat om IT, strategie of HR: het draait allemaal om de 25.000 kinderen die wij opvangen.”
"Als ouder wil je dan ook zeker weten dat er goed voor je kind gezorgd wordt."
Naar cloud-only
En er worden nogal wat stappen genomen. De hele organisatie maakte een transitie van on-premise naar cloud-only. Of zoals Léon het zegt: “Van 2010 naar 2019. Het hele model van het kopen en onderhouden van servers moest naar een abonnementenmodel om de IT-omgeving flexibel en schaalbaar te maken. Dit betekende nogal wat voor de IT-afdeling en de Raad van Bestuur, want ook het investeringsmodel werd anders.”
Drie fases
ilionx heeft geholpen bij de migratie naar Microsoft Azure en Microsoft 365. Dankzij de cloud worden er nieuwe manieren van samenwerken mogelijk en door het platform kunnen nieuwe, moderne applicaties in gebruik worden genomen. Dit gaat van buiten naar binnen. In de eerste fase is de communicatie met ouders aangepakt. Er is een oudercommunicatie-app gelanceerd en om met ouders via de app te communiceren is er een nieuwe IT-infrastructuur gekomen met wifi op alle locaties, 1.000 tablets en 1.000 smartphones. Vroeger, en bij veel andere kinderdagverblijven nog steeds, kreeg je een schriftje mee aan het eind van de dag. In dat schriftje staat hoe de dag verlopen is. Met de app krijgen ouders gedurende de dag al berichtjes en foto’s zodat ze kunnen zien hoe het met hun kind gaat. Ook kunnen ze met de app makkelijk hun kinderen ziekmelden of een extra opvangdag aanvragen.
Naast het feit dat ouders dit heel prettig vinden, heeft het ook voordelen voor de interne organisatie. Leon: “Vroeger vroegen ouders dit via de mail of telefoon aan. Dat moest weer verwerkt worden in de administratie. Nu wordt een aanvraag meteen in het systeem verwerkt en wordt automatisch de planning hierop aangepast.” Doordat de kinderopvang gebonden is aan regels over ouder-kind ratio is het best een gepuzzel. Een ratio van drie baby’s op één leidster is bijvoorbeeld verplicht. Bij vier kinderen met twee leidsters lijdt de organisatie verlies, terwijl er met zes kinderen en twee leidsters meer omzet wordt behaald.
Interne communicatie en bedrijfsapplicaties naar de cloud
De tweede fase is gericht op interne communicatie. Hoe worden de 3.000 medewerkers van Humankind geïnformeerd? ilionx heeft haar eigen product One, een volledig digitale werkomgeving inclusief sociaal intranet dat draait op Microsoft Office 365, bij Humankind geïmplementeerd. Ook heeft iedereen een persoonlijk e-mailaccount gekregen. Leon: “Na de communicatie met de klant was voor ons de ‘warme’ interne communicatie het meest belangrijk. Daarna zijn we gaan kijken naar de bedrijfsapplicaties.” En dat is fase drie. De on-premise structuur wordt steeds verder uit gefaseerd en alle applicaties worden naar One gebracht. Denk aan roosterapplicaties en een app om verlofdagen aan te vragen. Iedere medewerker heeft een eigen account waarmee hij via One bij alle applicaties kan, zowel vanaf de bedrijfstelefoon of -tablet als vanaf privé devices.
“Na de communicatie met de klant was voor ons de ‘warme’ interne communicatie het meest belangrijk. Daarna zijn we gaan kijken naar de bedrijfsapplicaties.”
Power BI en Learning Management System
Op dit moment wordt Microsoft Power BI uitgerold binnen Humankind. Hiervoor werd er nog met Excel gewerkt. Er is een laagdrempelige tool gecreëerd waar zowel controllers als pedagogisch medewerkers mee aan de slag kunnen. Iedere medewerker krijgt een eigen dashboard waarin verlof, personeelsplanning en het ziektepatroon zijn in te zien. Tenslotte is continue educatie vereist voor pedagogisch medewerkers: EHBO, taal en wet -en regelgeving. Voorheen moesten medewerkers op allerlei systemen inloggen om de cursussen te volgen. Nu is dat teruggebracht naar één platform, met single sign-on. Ook de onboarding van nieuwe medewerkers zit daarin.
Omgeven door wet- en regelgeving
De kinderopvang wordt omgeven door wet- en regelgeving. Elke keer als er politieke beslissingen worden genomen of de wet- en regelgeving verandert, heeft dat enorme impact op de organisatie. Humankind heeft daarom ook een koppeling gemaakt met externe bronnen op het gebied van wet- en regelgeving zodat in de systemen meteen verwerkt is wat de leidster-kind ratio moet zijn en of wordt voldaan aan de BKR-toets. Leon: “Dit ontzorgt de mensen op de groepen enorm. Het is meteen duidelijk hoeveel mensen er op welk moment op de locatie moeten zijn.”
Roadmap
Humankind heeft samen met ilionx een roadmap opgesteld met zo’n veertig deeloplossingen. Steeds wordt er weer een stap verdergezet. “De kinderopvang was een nieuwe markt voor ilionx, maar wel een interessante. We hebben steeds meer te maken met complexe regelgeving en op een gegeven moment kunnen weinig organisaties dat nog bolwerken. Kinderopvangorganisaties hebben dan een omgeving nodig die ze volledig ontzorgt. Pedagogisch medewerkers moeten meer zelf kunnen doen en toegang hebben tot voor hen relevante informatie. Ze moeten zelf kunnen zien of er een dienst beschikbaar is, zodat ze daar op kunnen inschrijven. Deze bottom-up benadering snapt ilionx erg goed. Ze leren snel in deze branche, schakelen ook snel en groeien en denken goed mee. Het mooie is dat ilionx door de ervaring met ons inmiddels drie andere grote kinderopvangorganisaties bedient. Ze kunnen heel goed de behoeftes van onze klanten en medewerkers boven de techniek stellen. Daarnaast verloopt de samenwerking heel intuïtief. Het gaat veel verder dan een klant-leverancier relatie”, vertelt Leon.
"ilionx kan heel goed de behoeftes van onze klanten en medewerkers boven de techniek stellen. Daarnaast verloopt de samenwerking heel intuïtief. Het gaat veel verder dan een klant-leverancier relatie.”
Integraal platform
Humankind heeft de ambitie om leidend te zijn in kinderopvang. Het hogere doel is om het met ilionx ontwikkelde platform verder te ontwikkelen en beschikbaar te maken voor andere organisaties in de keten. Léon licht toe: “Onze branche is conjunctuurgevoelig en politiek afhankelijk. Het is dan slim om te zoeken naar andere verdienmodellen die daar minder last van hebben. Met het integrale platform dat we aan het ontwikkelen zijn, kunnen we bijvoorbeeld ook koppelingen maken met het bijzonder en regulier onderwijs en met jeugdzorg. We willen in de toekomst meer samenwerken met scholen en onze kennis en ervaring breder inzetten. Verder denken we aan het bundelen van de krachten om kinderen met complexe problematiek te helpen, maar ook verdere dienstverlening zoals het aanbieden van maaltijden aan ouders behoort tot de mogelijkheden.”
Schaalbare IT-strategie
Dergelijke aanvullende diensten maken het bedrijfsproces complexer en dit vergt een schaalbare IT-strategie die gericht is op een bredere visie op de bedrijfsstrategie. Met de op de cloud gebaseerde roadmap vormt IT geen belemmering, maar juist een enorme mogelijkheid voor innovatie en groei.