Heb je een vraag? Wij helpen je graag verder
Informatie inspireert! Wil je in contact komen met één van onze experts? Neem contact op via onderstaande button.
Het wielerevenement Hago Limburgs Mooiste staat met 15.000 deelnemers en vele bezoekers bekend als één van de grootste fietsevenementen van Nederland.
Op racefietsen, mountainbikes, e-bikes en stadsfietsen toeren deelnemers door de mooiste stukjes van het Limburgse land. Wanneer de organisatie van Hago Limburgs Mooiste met de Zuyd Hogeschool spreekt over de ontwikkeling van een applicatie voor haar deelnemers, wordt ze al snel in contact gebracht met kennispartner ilionx. De vereisten voor de app? Een compleet nieuw inschrijfsysteem, volledig functioneel design, continue locatietracking van deelnemers, een Power BI-dashboard én een gemotiveerd team. Tijdsbestek? Drie maanden. Ons antwoord: ready, set, go!
Kopgroepmentaliteit
Samen met studenten van de opleiding ICT van de Zuyd Hogeschool is ilionx gestart met een Proof of Concept en het uitwerken van de functionaliteiten van de app. Ankie van der Sleen, medeorganisator van Hago Limburgs Mooiste, vertelt: “Een belangrijke eerste stap was dat ilionx en de studenten een beeld kregen bij de organisatie van Hago Limburgs Mooiste. Een IT-traject steekt immers heel anders in elkaar dan de organisatie van een evenement. De hectiek van de laatste weken voorafgaand aan de toertochten is kenmerkend. In het begin waren de ins en outs van het evenement nog niet bekend, maar daarin konden we goed bijsturen. In alles merkten we de kennis en kwaliteit van ilionx. We konden ons echt laten leiden door hen. Die toewijding zorgde voor een soepele en snelle samenwerking.”
"In alles merkten we de kennis en kwaliteit van ilionx. We konden ons echt laten leiden door hen. Die toewijding zorgde voor een soepele en snelle samenwerking.”
Delen van locatiegegevens en een snelle update
Het delen van locatiegegevens is een belangrijk onderdeel van de applicatie. Op die manier kunnen de deelnemers, supporters én de organisatie bijhouden waar fietsers zich bevinden. Mocht er zich een noodgeval voordoen, kunnen deelnemers dit met een eenvoudige druk op de knop aangeven en zijn hulpdiensten snel ter plaatse. Deze functionaliteit werd ook ingebouwd voor de ophaaldienst voor mechanische mankementen. Hiernaast werd er gewerkt aan een Power BI-dashboard voor crowd management. Dankzij het dashboard kon de organisatie per route de deelnemersaantallen inzien en per startnummer deelnemers opzoeken. De laatste dagen voorafgaand aan het evenement waren spannend: de applicatie kampte met wat technische problemen die op het nippertje werden opgelost. Ankie: “Het meest bewonderenswaardige hierin vond ik de 24/7 beschikbaarheid van het hele team. Ik kon ze altijd bellen. We gaan er met z’n allen voor, zeiden ze. Dat vonden we superfijn.”
“Het meest bewonderenswaardige hierin vond ik de 24/7 beschikbaarheid van het hele team. Ik kon ze altijd bellen. We gaan er met z’n allen voor, zeiden ze."
Gloednieuw inschrijfsysteem
Het inschrijfsysteem bleek de tweede hobbel op de weg. Deelnemers kunnen zich tot een paar weken van tevoren registreren, daarna is er tijd nodig om alle startnummers per post te versturen. Omdat het weer een bepalende factor speelt voor velen, schrijft tien procent van alle deelnemers zich pas in op de dag zelf. Ankie vertelt: “Voorheen werden de inschrijvingen genoteerd door een grote groep vrijwilligers. Het nieuwe inschrijfsysteem, een webapplicatie, werd tijdens het evenement voor de eerste keer gebruikt. De vrijwilligers hadden van tevoren al een voorbeeldformulier gekregen, zodat ze wisten hoe het in elkaar stak. Helaas werkte op de eerste dag, de vrijdag, de internetverbinding niet mee. Dat was een behoorlijke tegenslag. Gelukkig was het team van ilionx ter plekke om bij te staan bij de inschrijvingen én om dit zo snel mogelijk op te lossen.”
De applicatie is uiteindelijk 5.000 keer gedownload. Ankie: “We hebben heel veel positieve reacties mogen ontvangen van de deelnemers. We gaan de app dan ook verder ontwikkelen. Door het coronavirus kon onze editie in juni helaas niet doorgaan. Dit bood ons wel de mogelijkheid om een app mét volledig nieuw design gereed te hebben voor onze editie in september 2020. Hiernaast willen we nog een aantal functionaliteiten toevoegen. Denk daarbij aan het herkennen van deelnemers middels gezichtsherkenning of een startnummer op de fiets. Zo kunnen we de ervaring voor onze deelnemers nog beter maken. Het enthousiasme van onze deelnemers voor de service en routes, daar doen we het voor!”