Heb je een vraag? Wij helpen je graag verder
Informatie inspireert! Wil je in contact komen met één van onze experts? Neem contact op via onderstaande button.
Hoe BRO de dienstverlening automatiseert met Practice Management 365 (voorheen PSA Suite).
Waar vind je stedenbouwkundigen, juristen, planologen, economen en specialisten op het gebied van retail, kantoren en bedrijventerreinen onder één dak? Misschien bij een hogeschool of universiteit, maar in het professionele werkveld is de combinatie uniek.
BRO onderscheidt zich doordat het juist alle specialismen voor een goede ruimtelijke ordening in huis heeft. De advies- en ontwerporganisatie adviseert bedrijven en overheden bij ‘ruimtelijke ontwikkelingen’. “Je kunt het zo zeggen: als er buiten iets moet gebeuren, dan kunnen wij helpen”, aldus directeur Fons Ripken. “Of het nu gaat om een nieuwe vestiging van een supermarkt, de aanleg van een snelweg of de voorbereidingen voor een nieuwe woonwijk; er moet vaak een hele hoop gebeuren voordat de eerste schop in de grond kan. Wij hebben de combinatie van stedenbouwkundige, landschappelijke, functionele en juridische kennis in huis om daarbij te helpen.”
Het is niet moeilijk voor te stellen dat de projecten van BRO zo ingewikkeld in elkaar zitten, dat het een heel karwei is om alle bedrijfsprocessen te automatiseren. Deze uitdaging werd echter aangenomen door ilionx.
Een hoop maatwerk
De implementatie van Practice Management 365 (voorheen PSA Suite) is op dit moment in volle gang bij BRO. Het duurde wel even voordat BRO bij deze professional services automation-oplossing uitkwam, en ook bij ilionx als implementatiepartij. “Projectautomatisering is voor ons niet nieuw”, aldus Ripken. “Zo’n 25 jaar geleden hebben we, met de toenmalige techniek, ons eigen systeem gebouwd. Een jaar of vijftien geleden zijn we overgestapt naar een ander bedrijfsinformatiesysteem, maar sinds die tijd hebben we veel maatwerk moeten toepassen om de software te laten aansluiten op onze behoeftes.”
Toen ook nog eens bleek dat de oplossing op den duur uit de markt zou worden gehaald, besloot BRO op zoek te gaan naar een nieuw pakket. En dat bleek geen sinecure. “Er zijn veel goede oplossingen op de markt, laat ik dat vooropstellen”, aldus Ripken. “Maar de meeste systemen zijn vooral geschikt voor grote bedrijven en ontworpen voor hele specifieke branches. Wij hebben veel meer flexibiliteit nodig.”
De wensen van BRO zijn dan ook wel bijzonder specifiek: “Een van de dingen die wij willen kunnen met een dergelijke oplossing, is documenten delen met onze klanten. We hebben in onze projecten te maken met enorme documentstromen. Je moet je voorstellen; wij maken regelmatig interactieve visualisaties van een ruimteplan, waarin wel 10.000 kleine documentjes zijn verwerkt die allemaal aan elkaar moeten worden gekoppeld. Die wil je niet stuk voor stuk moeten overzetten. Ook komt het vaak voor dat we bestanden van enkele gigabytes versturen naar onze klanten; denk aan de omleiding van een snelweg, waarbij de details tot op kavelniveau zijn uitgetekend. We willen dat de klant op zijn telefoon, ter plekke kan zien wat het plan is en wat er allemaal speelt rondom die locatie. Dat alles betekent dat we in onze kantoorautomatisering niet alleen standaardopties als finance en HR willen opnemen, maar ook de documentstroom moeten kunnen beheren.”
Programma van eisen
Al deze wensen werden opgenomen in een programma van eisen. “Eerst hebben we uitvoerige interviews gehouden met vijftien tot twintig medewerkers en daarmee zijn we de boer op gegaan. Een van de partijen waar we bij uitkwamen was Assistant Software, dat inmiddels onderdeel is van Unit4. De project management-functionaliteiten van Assistant Software spraken ons erg aan, maar we waren ook nog op zoek naar een combinatie met een CRM-systeem. Dat is hoe we bij ilionx zijn uitgekomen. De oplossing die nu wordt geïmplementeerd is Practice Management 365 (voorheen PSA Suite), gebaseerd op Office 365. Datamigratie is daarin meegenomen, maar ook een koppeling met CRM. We hebben er een totaaltraject van gemaakt, met ilionx als hoofdaannemer.”
Het grote voordeel van de nieuwe oplossing is volgens Ripken vooral standaardisatie. “Hoewel we nogal specifieke wensen hebben, is het goed om gebruik te maken van standaarden waar mogelijk. Ons grootste uitdaging was altijd dat we te veel maatwerk hadden, waardoor we bij elke update een probleem hadden. Daarnaast is het platform dat ilionx voor ons ontwerpt redelijk open. Onze branche verandert zo snel, dat het best kan zijn dat we volgend jaar de behoefte hebben aan allerlei nieuwe functionaliteiten. Belangrijk voor ons is dat ilionx een schakel is tussen ons en Microsoft en ons daarbij kan helpen.”
"We hebben eigenlijk altijd een klik gehad met de mensen van ilionx. Hun mentaliteit en manier van werken sluit erg aan bij ons."
Laagdrempelig
De samenwerking met de consultants van ilionx heeft Ripken als prettig ervaren. “We hebben eigenlijk altijd een klik gehad met de mensen van ilionx. Hun mentaliteit en manier van werken sluit erg aan bij ons, met hoe wij met elkaar omgaan; laagdrempelig, niet al te moeilijk en het moet leuk zijn. Ze leunen dan ook niet al te zwaar op hiërarchie en dat doen wij ook niet.”
Volgens Gerjan Bomhof, business unit manager van ilionx, is BRO een mooi voorbeeld van een organisatie die de volledige mogelijkheden van Practice Management 365 (voorheen PSA Suite), benut: “Binnen deze oplossing kun je alle bedrijfsprocessen ondersteunen, van projectplanning tot facturatie. Bovendien is het pakket volledig toegespitst op professionele dienstverleners als BRO. We hebben BRO dan ook op alle fronten kunnen helpen; van de migratie naar Office 365 en Dynamics CRM tot het inrichten van primaire processen, ondersteund door Practice Management 365, en de adoptie van de nieuwe oplossing.”
Ripken verwacht dat BRO in de toekomst nog genoeg andere eisen gaat stellen aan Practice Management 365 en Office 365. “Voor ons is het enorm belangrijk dat we met de techniek meegaan en niet achterlopen. We zijn drie jaar geleden begonnen met het aanpakken van onze serverstructuur, begin dit jaar hebben we alle mobiele devices vervangen door iPhone 7- en Samsung S8-toestellen. We gaan er gewoon van uit dat we straks al ons werk op de smartphone doen, waarbij je het toestel in een dock kunt plaatsen en er een toetsenbord en muis aan kunt hangen. Ook op het gebied van augmented reality gebeurt er van alles in ons vakgebied; zo willen we bij de A15 in het veld kunnen laten zien hoe de nieuwe snelweg eruit komt te zien en welke discussies er zijn. Als je door je smartphone naar de huidige situatie kijkt, krijg je dat te zien. Als je zoiets wilt realiseren, moet je serverstructuur daar klaar voor zijn en dat geldt ook voor de devices die gebruikt worden door mensen. Het nieuwe platform zoals dat door ilionx gebouwd wordt, geeft de flexibiliteit om dat allemaal nog te gaan doen.”