Heb je een vraag? Wij helpen je graag verder
Informatie inspireert! Wil je in contact komen met één van onze experts? Neem contact op via onderstaande button.
AZL verzorgt de pensioenadministratie van maar liefst 52 pensioenfondsen en is er verantwoordelijk voor dat iedere deelnemer het juiste pensioen krijgt uitbetaald.
Dat hun systemen veilig en up to date zijn, is dus niet onbelangrijk. Voorheen werkte AZL met Windows 7, maar het support daarvan verliep op korte termijn. Het was daarom de hoogste tijd voor een migratie naar Windows 10. Door een relatief korte overstaptijd en bijna 600 medewerkers met elk een eigen laptop, was dit een flinke klus. Reden genoeg voor AZL om de hulp van ilionx in te schakelen. Henk Bijl, ICT-manager bij AZL, vertelt trots over dit succesvolle en strak geregisseerde traject.
Grote klus met hoge tijdsdruk
Voor AZL was het van groot belang dat de gehele organisatie op tijd overstapte op Windows 10. Henk: “Als we te laat waren, zouden we een security risico gaan lopen. Dat houdt in dat je kwetsbaar bent en bijvoorbeeld niet goed beschermd bent tegen hackers. Daar zaten we natuurlijk niet op te wachten. Door de omvang van deze klus, en de bijkomende tijdsdruk, besloten we om het uit te besteden. Vanwege prettige eerdere samenwerkingen met ilionx, de bewezen deskundigheid, voorgestelde aanpak én prijs, was de keuze snel gemaakt.”
“Als we te laat waren, zouden we een security risico gaan lopen."
Migratie inclusief opleiding en training
De eerste stap was een analyse van het aantal gebruikers, laptops en applicaties. De laptops van alle medewerkers moesten namelijk worden omgezet. Initieel werd bedacht om de laptops één voor één om te zetten, maar al snel bleek dat dit te veel tijd kostte. Daarom besloot AZL in overleg met ilionx om een aantal nieuwe laptops aan te schaffen en dit te combineren met een training. Hierin kregen medewerkers in groepen uitleg over Windows 10. Henk: “Door de beschikbaarheid van nieuwe laptops, konden we de laptops van deelnemers bij aanvang van de training omwisselen. Zo kreeg iedere medewerker een laptop met Windows 10 waarmee hij of zij de training volgde. Dit leverde veel tijdswinst op en versnelde het proces aanzienlijk.”
Door de trainingen werd de uitrol van Windows 10 bovendien geleidelijk gerealiseerd. Alle medewerkers werden opgedeeld in groepen en kregen een persoonlijke uitnodiging voor de training, die één tot twee uur duurde. Toch had het bijwonen van de trainingen nog wel wat voeten in aarde. Henk vertelt: “Door drukke agenda’s was het voor sommige medewerkers niet haalbaar om naar de training komen. Om dit op te lossen, hebben we op aanbevelen van ilionx de leidinggevenden benaderd om een rol te spelen in het aanmoedigen van hun team en in het vrijmaken van agenda’s. Hierdoor konden medewerkers gemakkelijker naar de training toe en wisten de leidinggevenden bovendien wie er wel en niet naar de training ging.”
Downsizen van honderdtal applicaties
De consultants van ilionx kwamen tijdens de uitrol maar liefst 622 applicaties tegen. Al deze applicaties werden getest en beoordeeld. Om te bepalen hoe en welke applicaties in aanmerking kwamen om aangepast te worden naar de nieuwe software, verdeelden de consultants de applicaties in drie categorieën: eenvoudig, gemiddeld en complex. Bovendien werden de applicaties geplot per team. Zo werd duidelijk welk team gebruikmaakte van welke applicatie. Op basis daarvan konden de consultants vervolgens de meest ideale volgorde van uitrol bepalen. “Met behulp van deze aanpak heeft AZL het totale aantal applicaties uiteindelijk weten te downsizen naar 500. Door het onderscheid in applicaties konden we bovendien gemakkelijk bijschakelen tijdens het proces. Uren die ilionx in andere zaken moest steken, wogen zo op tegen het relatief lage aantal complexe applicaties dat omgezet moest worden. Dit zorgde voor veel flexibiliteit”, aldus Henk.
“Door deze fijne samenwerking en het goede verloop van de uitrol van Windows 10, zie ik het huidige Office-project met ilionx ook heel zonnig tegemoet.”
Project ruim op tijd af
Mede door deze flexibiliteit, waardoor het mogelijk was om in de planning te schuiven, de aanpak te veranderen en agile te werk te gaan, is de deadline ruim gehaald. De volledige uitrol, inclusief de training aan medewerkers, was drie weken eerder klaar dan gepland. Henk: “We wilden op tijd klaar zijn en dat is ruimschoots gelukt. En dat ondanks het korte tijdsbestek dat we hadden en de uitdagingen die we onderweg tegenkwamen. IT-projecten lopen vaak uit, maar dat mocht nu absoluut niet gebeuren. Het is fantastisch dat het doel behaald is.”
Volgende samenwerking in startblokken
De volgende samenwerking tussen AZL en ilionx is al van start gegaan. Deze keer gaat het om een update van Microsoft Office, die in oktober dit jaar afgerond moet zijn. Ook bij dit project gaat het om een nieuwe versie die wordt uitgerold bij alle medewerkers. Henk is er erg optimistisch over: “Door deze fijne samenwerking en het goede verloop van de uitrol van Windows 10, zie ik het huidige Office-project met ilionx ook heel zonnig tegemoet.”