Low-code, high impact: de applicaties van de gemeente Zaanstad

Passende applicatie voor jeugdzorg

De oplossing die sinds de decentralisaties in 2015 werd toegepast voor het beheer van ingekochte jeugdzorg beviel goed, totdat de voorzieningen voor de jeugdzorg anders ingekocht moesten worden. Door decentralisatie moest de gemeente Zaanstad, net als dertien andere regiogemeenten, outputgericht gaan inkopen. Dit betekent dat de gemeente op basis van gezinsprofielen inkoopt, in plaats van op producten. Dat model paste niet in het systeem van de regio’s Amsterdam-Amstelland en Zaanstreek-Waterland. Tom: “Samen met de andere gemeentes investeerden we én werkten we toe naar een nieuwe applicatie.” De gemeente Zaanstad trok zelf de kar, in stijl met de Zaanse mentaliteit. ilionx heeft een Proof of Concept uitgevoerd en binnen tien dagen een applicatie gemaakt. De gemeente testte de applicatie en organiseerde een roadshow waarin het team bij alle regiogemeenten langsging. Team Zaanstad is de applicatie vervolgens gaan bouwen en had deze binnen no-time klaar voor gebruik én beheer.

Tom: “Toen de regionale applicatie klaar was, stelden we onszelf een andere vraag: Wat als we de applicatie uitbreiden en de hele administratie van de jeugdhulp hierin onderbrengen? Dat zou veel kosten besparen. Zo gezegd, zo gedaan. We hielden met het team van ilionx tweewekelijkse sprints. We kwamen dan één dag bij elkaar en testten wat zij in die tijd gemaakt hadden. Persoonlijk vond ik dat de leukste dagen van het project. We bespraken wat er voor de volgende twee weken op de planning stond en verhielpen de foutjes die in de tests naar boven kwamen. Febe voegt toe: “We zijn ook zelf naast de gebruikers gaan zitten. Zo zagen we wat hun werkwijze is en waar zij behoefte aan hebben.”

Het team werkte gestaag toe naar 1 januari 2018; de dag dat de standaard software suite GWS is uitgezet en de gemeente Zaanstad met de eigen applicatie is verdergegaan. Door van tevoren trainingen te organiseren met de eindgebruikers was iedereen goed voorbereid op de nieuwe werkwijze. Gert Jan: “Omdat je opnieuw begint, kan alles. In de applicatie hebben we alle sub optimalisaties weggehaald en onze operatie efficiënt aangestuurd, waarbij data fungeert als scharnierpunt. We hebben onze processen aan de voorkant strak ingericht. Door goed contractmanagement kan de facturatie bijvoorbeeld voor een groot deel automatisch geregeld worden. Nu stroomt zo’n 98 tot 99 procent van de facturen automatisch door de applicaties heen.” Door deze aanpassingen werden de werkzaamheden van de jeugdhulpadministratie (Jeugd4Gem) sterk teruggedrongen: in plaats van vijf tot zes mensen, werkt er nu één persoon aan deze administratie.

Demonstratie van de WMO-applicatie

Toen de jeugdzorgapplicatie klaar was, werd al snel de link gemaakt met de WMO-applicatie. De administratie van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning kwam namelijk sterk overeen met die van de jeugdhulp. Ook in dit project werkte de gemeente weer in tweewekelijkse sprints met ilionx. Er is deels een kopie gemaakt van de jeugdhulpapplicatie, welke verder is uitgebreid. Tom: “Het verschil tussen deze applicaties zit in het productaanbod. Waar de jeugdhulpapplicatie werkt met eenduidige gezinsprofielen, werkt de WMO-applicatie met veel verschillende productgroepen.” Gert Jan vult aan: “We hebben een business case gemaakt en uitgerekend wat deze applicatie ons kostentechnisch oplevert. Daarna zijn we begonnen met bouwen en hebben we uiteindelijk zelfs de hele keten ondergebracht in de applicatie: van aanvraag tot factuur tot correspondentie. Per 1 januari 2019 hebben we deze applicatie (WMO4Gem) in gebruik genomen en we zien nu al dat het administratieve werk afneemt.”

Dit blijkt ook uit de demo die Tom geeft van de WMO-applicatie. Tom neemt ons mee in een verzoek om toewijzing (VOT): “Bij het inlogproces hebben we op het laatste moment nog een extra beveiligingsmaatregel ingebouwd. Na het invoeren van je gebruikersnaam en wachtwoord krijg je een token toegestuurd via je telefoon. Het webformulier waar het lid van het sociaal wijkteam vervolgens op uitkomt, ziet er net zo uit als voorheen. Dat hebben we in stand gehouden om de herkenbaarheid te bevorderen. Het verschil zit hem in de gemaakte koppeling met de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Zo hoeven persoonsgegevens niet meer handmatig ingevuld te worden.” Tom loodst ons binnen no-time door het verzoek heen: van productspecificatie tot het uitkiezen van de zorgaanbieder en de zorgperiode. Tom: “Het gehele verzoek kan binnen een minuut worden ingevuld; dat is een winst van maar liefst tachtig procent. Hierna kan het verzoek worden toe- of afgewezen. Als deze wordt toegewezen, ontvangt de zorgverlener automatisch een e-mail met de toewijzing.”

Verzoek tot samenwerking

De jeugdzorgapplicatie is niet alleen de basis geweest voor de WMO-applicatie, maar ook voor een viertal andere applicaties. Zo wordt er nu gewerkt aan een applicatie voor funderingsherstel. De applicaties mogen door andere gemeentes hergebruikt worden. Daar is wel een Betty Blocks licentie voor nodig. Gert Jan: “Naast de licentie is een partij als ilionx onmisbaar om de omgeving van de gemeente Zaanstad om te zetten naar de eigen omgeving. We zijn van GWS en oude beschikkingen vlekkeloos overgegaan naar wat we nu hebben.” Hij sluit de dag af met een verzoek tot samenwerking: “Het zou leuk zijn als we een gezamenlijk potje hebben met andere gemeentes om verder te innoveren. Samen kunnen we onze processen veel efficiënter inrichten en het leven van onze inwoners én onszelf een stuk eenvoudiger maken.”

Heb je een vraag? Wij helpen je graag verder

Informatie inspireert! Wil je in contact komen met één van onze experts? Neem contact op via onderstaande button.